În vederea întocmirii unui raport de evaluare și tratare a riscurilor la securitatea fizică, un aspect important îl constituie întocmirea unei fișe de recunoașteri cât mai detaliate. Reprezentanții obiectivului evaluat pot sprijini expertul evaluator prin punerea la dispoziția acestuia, în timp oportun, a unui set de documente și informații strict necesare.
Documentele/informațiile solicitate societății sunt:
– copie după documentul care face dovada dreptului de proprietate sau de folosință asupra obiectivului ce urmează a fi analizat (copie dupa certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului, contractul de închiriere/proprietate a spațiului);
– schița cu dispunerea si vecinii;
– schema interioară a spațiului;
– istoricul incidentelor de securitate în societate;
– procese verbale/adrese de înștiințare întocmite de organele de poliție, ordine publică, cu ocazia controalelor efectuate la societate sau în alte situații;
– planul de pază în cazul obiectivelor preexistente (nu este necesar în cazul obiectivelor care nu au instituită paza cu personal uman, conform art. 6 din Normele metodologice de aplicare a Legii 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protecția persoanelor);
– proiectul sistemului tehnic de securitate avizat de organul de poliție competent teritorial (doar în cazul obiectivelor preexistente);
– certificat de calitate si garanție pentru mijloacele de protecție mecanofizice (uși, ferestre, gratii metalice, seifuri, case de bani sau dulapuri de casierie, genți securizate de transport, compartiment blindat) care să ateste clasa de rezistență la efracție – certificare conform standardelor naționale sau europene de profil;
– certificat de calitate si garanție pentru echipamentele componente ale sistemelor de alarmare – certificare conform standardelor naționale sau europene de profil (doar în cazul obiectivelor preexistente);
– contractul de prestări servicii încheiat cu societatea specializată de pază si protecție (dacă este cazul);
– contractul de prestari servicii încheiat cu prestatorul serviciului de monitorizare (dacă este cazul);
– contractul de prestari servicii mentenanță/revizii tehnice a sistemelor tehnice de securitate (dacă este cazul);
– contracte de asigurare pentru bunuri/persoane;
– jurnalul sistemului antiefracție;
– contractul de prestari servicii transport bunuri și valori (daca este cazul);
– aviz ORNISS pentru acces și păstrare informații clasificate (inclusiv pentru societatea care a instalat sistemul de electronic de securitate);
– angajament de confidențialitate de la angajați.