Este important să utilizăm un chestionar de securitate ajutător pentru elaborarea analizei riscurilor? Nu numai că răspunsul la această întrebare este unul pozitiv dar, mai mult, trebuie ca acest chestionar de securitate să fie cât mai detaliat și să răspundă la întrebări privind zona învecinată, împrejmuirea perimetrală, ușile de acces, ferestrele și alte deschideri spre exteriorul locației, iluminatul, sistemul de alarmă, securitatea încuietorilor, seifuri și containere, paza umană. De asemenea, trebuie culese date privind securitatea informațiilor, securitatea managerială, cu componentele sale principale: controlul accesului personalului, controlul vehiculelor, controlul materialelor, protecția utilităților și gestionarea cheilor. Dacă la toate aceste probleme avem răspunsuri foarte clare, putem elabora o analiză corectă a riscurilor și implicit un Raport de evaluare și tratare a riscurilor la securitatea fizică util pentru managementul unităților, așa cum au fost ele definite prin Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, cu modificările și completările ulterioare.
A. EXTERIOR
Luminile exterioare sunt suficient de puternice pentru a permite citirea unui ziar ?
Luminile exterioare sunt conectate la o sursă de alimentare de rezervă ?
Sunt prevăzute lumini exterioare în jurul parcării ?
Sunt prevăzute lumini la toate intrările clădirii (incintei) ?
Toate gardurile (împrejmuirile) sunt în stare bună ?
Există arbuşti şi tufişuri lângă intrări sau în jurul parcării care pot fi folosiţi ca locuri de ascuns ?
Gardurile din jurul terasei în aer liber sau grădinii sunt în stare bună ?
Coşul de gunoi sau zona tomberonului este bine luminată ? Capacul de la coşul de gunoi sau tomberon este blocat pentru a preveni depozitarea ilegală sau pe cineva care s-ar ascunde în interiorul acestuia?
B. UŞI, FERESTRE ŞI ALTE DESCHIDERI
Toate uşile de intrare sunt vizibile în mod clar, fie din parcare sau din stradă ?
Toate intrările au geamuri incasabile certificate care permit unei persoane să se uite din afară fără a deschide uşa ?
Toate uşile sunt rezistente la incendiu, au instalat sistem de autoînchidere şi balamalele montate în interior ?
Toate încuietorile uşilor sunt în stare bună ?
Uşile din spate sunt blocate în timpul orelor de funcţionare, pentru a preveni intrarea intruşilor şi sunt echipate cu hardware de panică pentru ieşire de urgenţă ?
Intrările angajaţilor şi alte intrări / ieşiri sunt închise şi protejate pentru a preveni intrarea
intruşilor ?
Toate sistemele de blocare a ferestrelor sunt în stare bună ?
Ferestrele şi uşile au încuietori sigure de lucru ?
Ferestrele stau întotdeauna închise şi sunt blocate în afara orelor de program ?
Toate ferestrele şi luminatoarele au rame din materiale rezistente iar sticla şi încuietorile de pe barele de siguranţă sunt certificate ?
Încuietorile de pe barele de siguranţă care acoperă ferestrele şi lucarnele sunt în stare bună ?
Încuietorile ferestrelor şi barelor de siguranţă pot fi uşor deblocate de către angajaţi pentru a le folosi ca o ieşire de urgenţă atunci când este necesar ?
Conductele de încălzire, ventilaţie şi aer condiţionat sunt acoperite pentru a preveni intrarea oricărei persoane?
Conductele de încălzire, ventilaţie şi aer condiţionat sunt amplasate la o înălţime de cel puţin 3 m (10 ft x 0,3048 m) de la sol ?
C. ZONELE DE INTERIOR
Toate camerele interioare şi holurile sunt luminate astfel încât oricine poate fi văzut ?
Sistemele care blochează fereastrele din toalete sunt în stare bună pentru a preveni intrarea sau ieşirea unui intrus ?
Accesul angajaţilor la vestiar sau sala de pauză este limitat ?
Sunt angajaţii instruiţi să lase obiectele de valoare la domiciliu sau departe de accesul publicului ?
D. PROPRIETATE ŞI ECHIPAMENTE
Există angajaţi cărora li s-a atribuit responsabilitatea privind păstrarea şi starea echipamentelor şi bunurilor ?
Echipamentele şi accesoriile sunt inventariate, inspectate şi numărate în mod regulat ?
Există politici scrise ale angajaţilor pentru uzul personal al echipamentelor şi bunurilor ?
Bagajele angajaţilor sunt verificate în timpul intrării şi ieşirii din clădire pentru a preveni sustragerea de produse alimentare, bunuri sau echipamente ?
E. SISTEME DE SECURITATE . PROBLEME GENERALE
Există proceduri de ridicare, depozitare, distribuire şi predare a tuturor cheilor sau cardurilor de acces la facilităţi (zonele de acces) şi seifuri ?
Codurile de acces sunt păstrate secrete şi sunt schimbate periodic ?
Controalele de securitate se execută în toate locaţiile şi pentru toate sistemele şi calculatorarele de birou ?
Parolele calculatoarelor sunt ţinute secrete şi sunt schimbate periodic ?
Politicile existente referitoare la accesul foştilor angajaţi/cunoştinte/rude sau actualilor angajaţi prevăd restricţionarea/interzicerea accesului în incintă, în timpul orelor de lucru sau după
închidere ?
Există mesaje scrise afişate pentru a descuraja furtul ( cum ar fi ” Casa de marcat conţine mai puţin de 50 lei “, ” Această incintă este protejată de un sistem de
alarmă “?
Angajaţii sunt instruiţi să nu dea informaţii despre procedurile operaţionale şi de securitate vizitatorilor/clienţilor ?
Există ecusoane de identificare (permise de acces) sau uniforme utilizate pentru a identifica angajatii ?
Ecusoanele de identificare sunt purtate la vedere?
Sunt stabilite reguli pentru angajaţi pentru a parca destul de departe de clădire, astfel încât aceştia să nu poată transfera eventualele bunuri sustrase, la vehiculele lor ?
Sosirile şi plecările angajaţilor sunt restricţionate la anumite momente şi uşi de acces?
Este restricţionat accesul în clădire în zilele libere ?
F. SENZORI ŞI SISTEME DE ALARMĂ
Sunt instalaţi senzori şi alarme la fiecare intrare, la toate zonele de depozitare, casierie şi seifuri ?
Senzorii si alarmele sunt setate corect ?
Senzorii şi alarmele sunt menţinute în stare de funcţionare ?
Sistemele de alarmă sunt testate în mod regulat de către beneficiar ?
Angajaţii sunt instruiţi cu privire la utilizarea sistemelor de alarmă şi senzorilor ?
Angajaţii cunosc modul de acţiune în caz de alarmă falsă sau declanşarea accidentală a acesteia ?
Toate sistemele de securitate şi cele legate de securitate sunt verificate periodic ?
G. Securitatea personalului şi servicii de securitate contractate
Personalul de pază ajunge şi pleacă la timp la/de la obiectiv ?
Personalul de pază urmează toate procedurile stabilite?
Rapoartele de securitate sunt întocmite şi depuse în timp util ?
Rapoartele de securitate sunt detaliate şi exacte ?
Personalul de pază este bine instruit şi este competent ?
H. Proceduri tip Cash Management
H.1. Case de marcat
Casele de marcat sunt situate în zone accesibile clienţilor?
Spaţiul casei de marcat este iluminat suficient pentru a asigura o bună vizibilitate ?
Accesul la case de marcat este limitat la anumiţi angajaţi?
Există politici scrise pentru angajaţi privind manipularea banilor rezultaţi din încasări ?
Angajaţii care se ocupă de tranzacţiile în numerar sunt instruiţi în procedurile de manipulare a banilor ?
Angajaţii au semnat o declaraţie de confidenţialitate privind existentul în numerar aflat în casierie ?
Toţi angajaţii care manipulează numerar, cecuri şi cărţi de credit sunt instruiţi să recunoască banii, ordinele de plată, cecurile de călătorie şi actele de identitate false şi ştiu cum să procedeze în aceste cazuri ?
Înainte de deschidere, casele de marcat sunt prevăzute cu o sumă minimă de bani ?
Veniturile generate de fiecare tranzacţie sunt înregistrate de casa de marcat ?
Sertarele casei de marcat sunt ţinute închise şi încuiate între tranzacţii (operaţiuni) ?
Excesul de numerar este scos din casierie în timpul zilei, pentru a preveni acumularea de bani?
Încasările în numerar sunt închise în incinte de siguranţă, la sfârşitul fiecărei zile ?
H.2. Seifuri
Banii rezultaţi din încasări sunt număraţi doar în spatele unei uşi închise şi blocate ?
Toate încasările rezultate sunt introduse şi asigurate într-un seif, la sfârşitul zilei ?
Seifurile sunt echipate cu sistem de închidere în patru direcţii prin bolţuri rotunde ?
Combinaţiile scrise ale încuietorilor sunt păstrate într- un loc sigur ?
Seifurile sunt fixate pe podea sau perete conform specificaţiilor producătorului?
Seifurile sunt păstrate închise tot timpul ?
Seiful este în biroul unui manager ? Biroul este încuiat atunci când managerul se află înăuntru ?
Managerul supraveghează pregătirea banilor pentru depozitele bancare ?
Depozitele sunt realizate de diferiţi manageri sau angajaţi ?
Depozitele sunt realizate în timp util, astfel încât să nu se acumuleze cantităţi mari de numerar?
Depozitele (sumele) încasate sunt transportate la bancă cu maşina blindată?
În cazul în care managerul sau un angajat merge să depună bani la bancă, ziua şi ora variază pentru a nu constitui pentru infractori un program previzibil pe care aceştia l-ar putea urma ?
În timp ce se află la bancă, angajaţii sunt instruiţi să nu vorbească cu persoane necunoscute în afară de casier (funcţionarul băncii)?
Angajaţii cunosc faptul că trebuiesc raportate orice evenimente neobişnuite pe care le pot observa pe drumul spre sau în timp ce aceştia sunt la bancă ?
Sunt încasări în numerar păstrate peste noapte ?
Proceduri contabile
Sunt controlate toate înregistrările în contabilitate ?
Sunt primite periodic de la bancă extrase de cont pentru verificarea încasărilor şi plăţilor ?
În cazul în care salariile sunt generate pe un calculator (SI), accesul la sistemul informatic este limitat la anumite persoane în vederea păstrării confidenţialităţii acestor date ?
Numerarul este menţinut în casierie la un nivel minim stabilit ?
Încasările de numerar cu valori mici sunt înregistrate în mod regulat ?
Statele de salarii sunt listate în condiţii de siguranţă şi confidenţialitate ?
Proceduri de lucru ale angajaţilor
Angajaţilor li s-a prezentat ce acţiuni sau inacţiuni pot reprezenta infracţini de furt care pot afecta activitatea companiei (societăţii) ?
Toţi angajaţii au primit, citit şi semnat un angajament privind politicile referitoare la procedurile de securitate, furt, consum de droguri, abuz de alcool , hărţuire şi responsabilităţile de conformitate ale acestora?
Procedurile de deschidere şi de închidere a incintei sunt integrate în procedurile de securitate?
Există politici (proceduri) scrise pentru angajaţii care deschid şi închid incinta?
Managerul este mereu prezent la deschiderea şi închiderea incintelor ?
Sunt angajaţii desemnaţi instruiţi referitor la procedurile de deschidere şi închidere a incintelor ?
Angajaţii desemnaţi lucrează în echipe (cel puţin 2) pentru a deschide şi închide incintele ?
Angajaţii desemnaţi inspectează exteriorul clădirii pentru identificarea unor semne de furt sau de vandalism, înainte de a intra ?
Angajaţii pot observa că cineva se află în incintă înainte de deschidere şi intrare înăuntru?
Angajaţii pot observa că cineva se află în incintă înainte de deschidere şi intrare înăuntru?
Angajaţii pot bloca uşa în urma lor (pe interior şi s-o păstreze blocată)?
Angajaţilor li s-a prelucrat faptul că accesul în afara orelor de program se realizează numai cu aprobarea conducerii (managerului) ?
Angajaţii desemnaţi fac o inspecţie completă a incintei înainte de a închide pentru a confirma nimeni se ascunde în interior (inclusiv toaletă)?
Sunt toate uşile încuiate prompt la închidere şi păstrate închise până ce angajaţii se întorc la serviciu ?
Angajaţii urmează toate procedurile de deschidere şi de închidere a incintelor ?
Gunoiul
Gunoiul este transportat la tomberon, în exterior, de doi sau mai mulţi angajaţi ?
Este uşa din spate închisă şi blocată după ce coşul de gunoi este aruncat?
Gunoiul este aruncat la tomberon înainte de lăsarea nopţii ?
Cutiile de carton non-aplatizate sunt inspectate de către un angajat pentru a vedea că nicio marfă sau bun material nu sunt sustrase din companie?
Tomberoanele de gunoi sunt păstrate curate, îngrijite şi ordonate pentru a reduce riscul de ascundere ?
Este gunoiul compactat în momentul în care este depus în tomberon ?
Lucrul cu furnizorii
Accesul furnizorilor este limitat la anumite ore, intrări şi zone din interiorul clădirii ?
Furnizorii sunt însoţiţi şi supravegheaţi de un angajat desemnat în timp ce aceştia se află în
incintă ?
Toate transporturile/livrările sunt verificate imediat după documentele de însoţire (facturi, avize) ?
Toate mărfurile sunt verificate la faţa locului din punct de vedere calitativ şi cantitativ ?
Toate mărfurile primite sunt introduse în depozit imediat după recepţie ?
Cutiile goale sunt verificate pentru a vă asigura că nu sunt bunuri sau echipamente care sunt ascunse în interiorul acestora ?
Verificarea stocurilor din depozit se execută zilnic ?
Lucrul cu contractorii
Accesul contractorilor este limitat la anumite ore, intrări şi zone din interiorul clădirii ?
Contractorii sunt însoţiţi şi supravegheaţi de un angajat desemnat în timp ce aceştia se află în incintă ?
Pregătirea angajaţilor din domeniul securităţii
Este prioritară pentru managerul societăţii pregătirea angajaţilor în domeniul securităţii şi inspecţiilor de securitate?
Angajaţii sunt conştienţi de efectele grave ale producerii furturilor chiar mici sau de încălcări ale politicilor de securitate, pentru companie, precum şi pentru propriile lor venituri ?
Angajaţii au fost instruiţi cu privire la procedurile şi politicile de securitate?
Angajaţii au fost instruiţi să folosească sistemele de securitate ?
Schimbarea (decalarea programului de lucru) este permisă numai cu aprobarea scrisă a
managerului ?
Angajaţii care au atribuţii de a raporta încălcările reglementărilor de securitate au şi autoritatea de a efectua aceste sarcini ?
Angajaţii cu atribuţii în raportarea încălcărilor de securitate sunt consideraţi inconfortabili pentru manager ?
Angajaţii desemnaţi pentru a observa încălcările de securitate şi de a le aduce în atenţia conducerii sunt evidenţiaţi (lăudaţi)?
Practici de management generale
Conducerea este implicată în crearea de politici de securitate şi informată cu regularitate despre problemele de securitate ?
Toate înregistrările şi fişierele angajaţilor sunt păstrate confidenţiale şi încuiate ?
Managerii sunt instruiţi să recunoască semnele de furt, abuz de droguri şi de alcool sau nemulţumirea unui angajat ?
Vizitatorii
Există postate semne de avertizare cu privire la posibilele pericole de securitate în apropierea parcării , intrărilor şi toaletelor, pe care vizitatorii le pot citi cu uşurinţă şi le pot înţeleage ?
Vizitatorii/clienţii şi bunurile lor sunt verificaţi folosind proceduri adecvate de verificare ?
În cazul în care este prevăzută parcare cu valet, există proceduri adecvate folosite pentru parcare, păstrare a cheilor şi returnarea maşinii ?
Vizitatorii/clienţii sunt protejaţi de atacuri efectuate de intruşi ?
Există proceduri scrise pentru angajaţi care descriu modul de protecţie împotriva vizitatorilor/clienţilor sau intruşilor sau în situaţii de urgenţă ?
Există proceduri de înregistrare şi raportare a incidentelor care implică furtul asupra vizitatorilor/clienţilor sau de comportament indisciplinat ?
Proceduri în cazul incidentelor de securitate
Există o politică scrisă referitoare la furturi, jafuri, răspunsurile de alarmă, ameninţări şi alte probleme de securitate ?
Există proceduri pentru angajaţi privind modul de acţiune în caz de accident ?
Angajaţii au fost instruiţi cu privire procedurile de urmat în caz de jaf, violenţă, precum şi alte incidente de securitate ?
Există un poster sau autocolant în apropiere care cuprinde toate numerele de telefon ale instuituţiilor cu care colaborează în caz de urgenţă ?
Numele şi prenumele persoanei chestionate:_______________________________
Funcţia:_____________________________________________________________
Data:________________
Semnătura_____________